Em setembro de 2020, depois de meses de acalorados debates, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor no Brasil. A LGPD apresentou uma série de normas para regular a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais. 

Desde então, empresas públicas e privadas de todo o país precisam seguir à risca diversas orientações quando forem analisar e utilizar esses dados por algum motivo. A lei busca assegurar o direito à privacidade como uma garantia fundamental. 

Por estabelecer regras claras de atuação e impor penalidades ao não cumprimento das condutas, a LGPD se tornou a legislação mais importante no que tange a privacidade de informações em território nacional. 

E essa lei também tem grande impacto no funcionamento do RH. Por isso, nós, do OLI SAÚDE, preparamos um texto com tudo o que o RH precisa saber sobre a LGPD. 

As regras da LGPD

Antes de tudo, é necessário compreender o que exatamente são dados pessoais. De acordo com a LGPD, esse termo envolve qualquer informação que permita que ela seja identificada. O artigo 5º da lei aponta que se refere a “informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável”. Ou seja, número de CPF, data de nascimento, endereço e e-mail se enquadram. 

Por outro lado, a lei também se aplica aos chamados “dados sensíveis”, que tangem qualquer informação pessoal vinculada a uma pessoa, como origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados de saúde ou vida sexual e dados genéticos ou biométricos.

Na prática, isso significa que qualquer empresa que publicar, coletar, tratar ou utilizar esses dados sem autorização da pessoa em questão estará infringindo a LGPD. O mesmo vale para o uso dessas informações de forma discriminatória. O não cumprimento dessas leis podem causar sanções administrativas e multas que chegam até 2% do faturamento da empresa, com o limite de R$ 50 milhões por infração. 

Diante da mudança e da consolidação de um novo cenário, as empresas precisaram se adaptar e transformar a maneira como lidam com os dados dos seus colaboradores.

O cuidado do RH com os dados pessoais

O tratamento de informações pessoais dos colaboradores é algo essencial no dia a dia do setor de RH. Desde a seleção de currículos de candidatos a criação de planos de carreira, passando por avaliação de desempenho, cálculo de folha salarial, progressão de carreira, desligamentos, benefícios e pesquisas de clima, tudo passa pela utilização desses dados. 

É praticamente impossível que o setor consiga desempenhar suas principais obrigações sem acessar, por exemplo, as informações de produtividade ou compreender as atitudes deles sem ter conhecer as suas expertises, experiências e histórico profissional e pessoal. O que fazer quando um funcionário está desmotivado ou improdutivo? Sem poder verificar esses dados, é bem mais difícil encontrar uma solução. 

Isso sem contar as obrigações burocráticas da função. Como efetuar o pagamento sem dados bancários? E a contratação do plano de saúde sem informações relacionadas ao bem-estar do colaborador? 

Desde os primeiros debates sobre a LGPD, profissionais de RH demonstraram preocupações importantes acerca do impacto que a lei teria em seus trabalhos. As organizações precisam se atentar às novas demandas que precisam seguir para garantir a proteção dos dados de seus funcionários e colaboradores. 

Tudo isso começa pela elaboração e implementação de uma estratégia de conscientização da própria área e, posteriormente, de toda a equipe, para as novas regras. Investir em tecnologia para acelerar e automatizar os processos que envolvem o tratamento dos dados dos funcionários também é fundamental neste período de adequação. 

O papel do RH diante da LGPD

A adaptação do RH é semelhante a de outros setores da empresa que também precisam utilizar dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, como o setor jurídico. O primeiro passo é, obviamente, coletar a assinatura de todos os funcionários da empresa em um documento de consentimento do uso dos dados. Neste documento deve estar clara a finalidade da utilização dessas informações e por quanto tempo eles serão armazenados. 

De acordo com a LGPD, apenas informações que sejam indispensáveis para as atividades da empresa podem ser solicitadas. Por isso, antes de definir quais dados você precisa, analise o objetivo dessa demanda. 

A segurança dos dados coletados pelo RH

Boa parte das demandas do RH envolvem trabalhar com dados pessoais dos colaboradores. Por isso, algumas rotinas devem ter o cuidado redobrado, como o sistema em que são armazenados o banco de currículos, os dados bancários para a folha de pagamento, exames admissionais e informações entregues à seguradora do plano de saúde. 

Lembre-se que a área de recursos humanos tem o papel de manter um ambiente positivo de trabalho e uma das ações para que isso aconteça é a manutenção da segurança e do controle de dados dos colaboradores. 

Por isso, neste momento, é ainda mais importante que o RH trabalhe ao lado do time de TI para proteger a empresa e os funcionários de ataques de hackers, fraudes e outras ameaças à segurança. 

Dentro da sua estratégia de proteção dessas informações deve conter: 

  • Utilizar softwares seguros e pagos de armazenamento de dados
  • Conceder permissão para acessá-los apenas a pessoas autorizadas e com um objetivo claro
  • Investir em criptografia para salvaguardar estes dados mesmo em casos de roubo
  • Eliminar dados dos colaboradores que deixaram a empresa

E o que muda com o Home Office? 

A pandemia provocou uma mudança de hábitos significativa em todos os âmbitos do mercado de trabalho, mas certamente uma das mais marcantes foi a necessidade de migrar toda a equipe para o regime Home Office. 

Sem ter o suporte constante e físico dos profissionais responsáveis pela segurança das informações, como as empresas devem se portar? 

O papel do gestor de RH é estipular regras e determinar as políticas de segurança da informação que os colaboradores devem seguir para evitar o vazamento e a perda de dados. Além disso, é importante realizar treinamentos de boas práticas de segurança, compartilhar a políticas do uso de dados pelos colaboradores - já atualizadas com normas específicas deste período -, e registrar todas as comunicações entre o setor e os candidatos e colaboradores. 

Tudo isso deve ser feito, sempre, com autorização e consentimento de todos os colaboradores. A adoração dessas ações é essencial para minimizar os riscos que esse novo modelo de trabalho traz. 

O LGPD veio para melhorar o RH

Apesar de toda a adaptação necessária e de ainda ser uma lei recente no país, a norma já é considerada um avanço para muitos profissionais de Recursos Humanos. Por permitir que os cidadãos tenham mais controle e segurança sobre seus dados e para que eles serão utilizados, a LGPD empodera os colaboradores da mesma forma que aumenta a segurança que eles têm no RH. 

Fontes: 

https://www.metadados.com.br/blog/lei-de-dados-lgpd-e-o-rh/

https://ahgora.com/blog/impactos-da-lgpd-no-rh/

https://www.ecommercebrasil.com.br/artigos/afinal-o-que-sao-dados-pessoais-a-luz-da-lgpd/

https://www.youtube.com/watch?v=V6kUfLg1e5U